A. Tujuan
Setelah mempelajari uraian dalam kegiatan pembelajaran ini anda diharapkan mampu mengelola Perjalanan Dinas dan menyusun Laporan Kegiatan Humas dengan tepat dan jelas, serta mampu menyampaikannya kepada peserta didik melalui kegiatan belajar mengajar mata pelajaran Administrasi Humas dan Protokol di SMK.
B. Indikator Pencapaian Kompetensi
Setelah mempelajari materi ini, Anda diharapkan mampu:
1. Mendiskripsikan pengertian perjalanan dinas
2. Mengidentifikasi jenis-jenis perjalanan dinas
3. Menyiapkan perjalanan dinas
4. Mengidentifikasi dokumen perjalanan dinas?
5. Merencanakan transportasi pada perjalanan dinas?
6. Melakukan pemesanan tiket secara on line
7. Merencanakan akomodasi
8. Menyusun daftar perjalanan dinas (Itinerary)
9. Merencakan keuangan
10. Mengidentifikasi pengertian laporan
11. Menjelaskan fungsi laporan
12. Menjelaskan syarat-syarat kualitas laporan
13. Menyebutkan syarat-syarat penulis laporan
14. Menjelaskan langkah-langkah pokok pembuatan laporan
15. Menjelaskan sistematika Laporan
16. Menyebutkan macam-macam laporan
17. Membuat laporan kegiatan Humas
C. Uraian Materi
1. Mengelola Perjalanan Dinas
a. Pengertian Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas adalah perjalanan ke suatu tempat yang dilakukan oleh pimpinan atau pegawai yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas kedinasan. Dalam instansi pemerintah, bagian protokol yang berada di bagian kesekretariatan memfasilitasi kegiatan ini. Perjalanan dinas memiliki misi yang sangat penting bagi organisasi karena bernilai strategis, oleh sebab itu diperlukan persiapan yang matang dalam perencanaannya. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, kususnya penggunaan internet membuat persiapan perjalanan dinas saat ini lebih mudah dan cepat untuk dilakukan. Pemesanan (booking) tiket kereta api, tiket pesawat udara, hotel, menghubungi travel agent maupun pembuatan paspor dapat dilakukan secara on-line (daring). Selain itu ketersediaan berbagai macam aplikasi pada smartphone membantu membuat jadwal perjalanan, membuat travel check list dan lain-lain.
b. Jenis-jenis Perjalanan Dinas
Pengetahuan tentang jenis-jenis perjalanan dinas perlu diketahui karena dapat mempengaruhi persiapan-persiapan yang dilakukan. Selain itu peran ketika mengikuti perjalanan dinas untuk mengikuti sua tu pertemuan, misalnya juga perlu ditegaskan. Apakah bertindak selaku key note speaker, nara sumber, pemrasaran, pembawa acara, ataukah peserta. Dengan mengetahui posisi yang diperankan maka persiapan yang dilakukan akan lebih baik dan bertanggung jawab.
Berikut ini beberapa contoh bentuk perjalanan dinas menurut Wursanto (2006:210):
1) perjalanan dinas untuk mengikuti rapat kerja nasional (rakernas).
2) Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar nasional.
3) Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah
4) Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
5) Perjalanan dinas untuk mengikuti pelantikan karena mendapatkan promosi jabatan.
6) Perjalanan dinas dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama dengan lembaga atau perusahaan lain.
7) Perjalanan dinas dalam rangka menghadiri acara seremonial seperti pembukaan suatu lembaga atau perusahaan, ulang tahun berdirinya suatu lembara atau perusahaan.
8) Perjalanan dinas karena adanya kegiatan sosial, misalnya : memberikan bantuan kemanusiaan (bencana alam), memberikan beasiswa dan sebagainya.
9) Perjalanan dinas karena mengikuti tender.
10) Perjalanan dinas karena mengikuti rapat umum pemegang saham.
11) Perjalanan dinas dilihat dari segi wilayah Negara tujuan
Bila ditinjau dari segi wilayah negara tujuan, perjalanan dinas dibedakan menjadi:
a) Perjalanan dinas di dalam negeri.
Perjalanan dinas di dalam negeri adalah perjalanan dinas yang dilakukan dari satu tempat ke tempat lain yang masih satu negara dengan lokasi instansi/perusahaan berada. Perjalanan dinas di dalam negeri dibedakan menjadi perjalanan dinas antar kota, antar daerah, atau antar provinsi
b) Perjalanan dinas luar negeri atau perjalanan dinas antar negara.
12) Ditinjau dari segi transportasi yang digunakan, perjalanan dinas dibedakan menjadi:
a) Perjalanan dinas lewat darat. Dapat dilakukan menggunakan kendaraan milik pribadi, milik perusahaan, menggunakan jasa angkutan umum bus, kereta api, atau melalui jasa biro travel
b) Perjalanan dinas lewat laut
c) Perjalanan dinas lewat udara
c. Pengelola persiapan perjalanan dinas
1) Pengelola perjalanan dinas di instansi/perusahaan.
Bagian Sekretariat/Petugas yang berada di Sub bagian Protokol dan Perjalanan, atau bagian khusus yang menangani perjalanan dinas/bisnis pimpinan yang berada di suatu instansi/perusahaan (Inhouse Traveling Department) adalah pengelola persiapan perjalanan dinas di instansi/perusahaan. Pengelola di bagian ini bertugas mempersiapkan dokumen internal dan eksternal yang diperlukan. Informasi-informasi yang diperlukan dalam pembuatan dokumen-dokumen tersebut berkaitan dengan hal-hal berikut ini:
a) Maksud dan Tujuan perjalanan dinas
b) Peraturan perjalanan dinas, misalnya siapa yang diperbolehkan melakukan perjalanan dinas, alat transportasi dan fasilitas yang diperoleh dan siapa yang akan mempersiapkannya.
c) Lama perjalanan, termasuk tanggal keberangkatan dan kepulangan
d) Pemilihan alat transportasi yang diperlukan, termasuk pengurusan ticket perjalanan dan asuransi perjalanan jika diperlukan.
e) Akomodasi (Hotel/penginapan) yang diperlukan
f) Persiapan keuangan
g) Persiapan pembuatan laporan perjalanan dinas
2) Biro perjalanan (Travel Bureau) yang ditunjuk untuk membantu mengatur perjalanan dinas, termasuk mengurus pembuatan dokumen eksternal.
d. Perencanaan dokumen perjalanan dinas
1) Dokumen internal. Dokumen internal adalah dokumen yang dibuat/diterbitkan oleh organisasi, misalnya surat tugas, surat perintah dan surat perintah perjalanan dinas (SPPD). Surat-surat tersebut dibuat berdasarkan pelaksanaan kegiatan tertentu.
2) Dokumen eksternal. Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak di luar organisasi namun diperlukan dalam perjalanan dinas. Jenis-jenis dokumen eksternal antara lain adalah sebagai berikut:
a) Paspor (Passport)
Paspor adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara. Paspor berisi biodata pemegangnya yang meliputi antara lain foto pemegang, tanda tangan, tempat dan tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan kadang-kadang juga beberapa informasi lain mengenai identifikasi individual. Ada kalanya pula sebuah paspor mencantumkan daftar negara yang tidak boleh dimasuki oleh si pemegang paspor itu. Sebagai contoh, dahulu pemegang paspor Indonesia sempat dilarang berkunjung ke negara Israel dan Taiwan. Saat ini beberapa negara telah mengeluarkan apa yang disebut e-paspor atau elektronik paspor. e-paspor merupakan pengembangan dari paspor kovensional saat ini dimana pada paspor tersebut telah ditanamkan sebuah chip yang berisikan biodata pemegangnya beserta data biometrik-nya.Data biometrik ini disimpan dengan maksud untuk lebih meyakinkan bahwa orang yang memegang paspor adalah benar orang yang memiliki dan berhak atas paspor tersebut.
Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara, walaupun di negara tertentu ada beberapa perjanjian dimana warga suatu negara tertentu dapat memasuki negara lain dengan dokumen selain paspor. Paspor akan diberi cap (stempel) atau disegel dengan visa yang dilakukan oleh petugas negara tempat kedatangan. (Wikipedia)
Terdapat dua jenis paspor yang dikeluarkan oleh Direktorarat Jenderal Imigrasi melalui kantor imigrasi wilayah, yaitu jenis paspor 24 halaman dan 48 halaman. Tidak ada perbedaan yang mencolok pada kedua paspor tersebut, baik bentuk maupun tujuan dan fungsi penggunaannya, kecuali jumlah halamannya. Untuk paspor berjumlah 24 halaman, biasanya digunakan untuk pemohon yang hendak pergi ke luar negeri satu kali saja, atau untuk tujuan-tujuan tertentu. Tujuan-tujuan tersebut, misalnya menunaikan ibadah umroh, haji, berobat atau yang bersifat mendesak, seperti pertemuan yang bersifat kedinasan, rapat, dll.
Sesuai PP Kemenkumham nomor 45 tahun 2014 tentang jenis dan tarif Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) untuk paspor, biaya pembuatan paspor biasa 24 halaman untuk WNI seharga Rp 100.000 dan paspor biasa 48 halaman bagi WNI adalah 300.000. Sedangkan paspor elektronik 48 halaman bagi WNI seharga Rp 600.000 dan tidak ada paspor elektronik 24 halaman bagi WNI. Selain biaya tersebut, pemohon juga diberikan biaya pengurusan administrasi atau biaya biometrik seharga Rp 55.000 untuk masa berlaku paspor selama 5 tahun. (contoh passport terlampir)
Jenis-jenis paspor.
1) Paspor biasa
Biasanya suatu negara menerbitkan untuk warga negaranya sebuah paspor biasa untuk perjalanan reguler. Di Indonesia paspor ini diberi sampul berwarna hijau dan dikeluarkan oleh Ditjen Keimigrasian, Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia
2) Paspor diplomatik
Untuk sebagian orang diterbitkan paspor diplomatik guna mengidentifikasi mereka sebagai perwakilan diplomatik dari negara asalnya. Karena itu, pemegang paspor ini menikmati beberapa kemudahan perlakuan dan kekebalan di negara tempat mereka bertugas. Di Indonesia, paspor ini diberi sampul berwarna hitam dan dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri.
3) Paspor dinas/resmi
Paspor ini diterbitkan untuk kalangan teknisi dan petugas administrasi dari suatu misi diplomatik seperti kedutaan dan konsulat ataupun bagi pegawai negeri / pemerintah yang sedang melaksanakan tugas ke luar negeri. Pemegang paspor jenis ini mendapatkan beberapa kemudahan yang tidak dimiliki oleh pemegang paspor biasa. Di Indonesia, paspor ini diberi sampul berwarna biru dan dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri setelah mendapat izin dari Sekretariat Negara.
4) Paspor orang asing
Paspor orang asing adalah paspor yang diberikan kepada seseorang yang bukan warga negaranya. Syarat dan ketentuan untuk memiliki paspor jenis ini diatur oleh masing-masing negara. Contoh paspor ini adalah paspor yang dipakai untuk berhaji (paspor coklat), yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kerajaan Arab Saudi.
5) Paspor kelompok
Paspor kelompok akan diberikan untuk, misalnya, kelompok perjalanan anak liburan sekolah. Semua anak dalam perjalanan tersebut cukup memiliki sebuah paspor kelompok selama perjalanan liburan mereka berlangsung.
6) Paspor haji dan umrah
Khusus jamaah haji dan umrah, nama yang tertera dalam paspor harus menggunakan 3 kata misalnya "Kevin Muhammad Muchtiar".
7) Paspor Indonesia
Paspor Republik Indonesia adalah dokumen perjalanan yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi, Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, dan perwakilan RI di luar negeri. Paspor ini hanya diberikan kepada Warga Negara Indonesia. Paspor ini berisi 24 atau 48 halaman dan berlaku selama 5 tahun. Namun paspor yang diterbitkan oleh perwakilan RI di luar negeri lazimnya menerbitkan paspor dengan jangka waktu 3 tahun dan dapat diperpanjang 2 tahun setelahnya. (https://id.wikipedia.org/wiki/Paspor)
Syarat-syarat pembuatan paspor:
1. Bagi warga negara Indonesia yang berdomisili atau berada di wilayah Indonesia, permohonan Paspor biasa diajukan kepada Menteri atau Pejabat Imigrasi yang ditunjuk pada kantor Imigrasi setempat dengan mengisi aplikasi data dan melampirkan dokumen kelengkapan persyaratan yang terdiri atas :
a kartu tanda penduduk yang masih berlaku atau surat keterangan pindah keluar negeri;
b. kartu keluarga;
c. akta kelahiran, akta perkawinan atau buku nikah, ijazah, atau surat baptis;
d. surat pewarganegaraan Indonesia bagi Orang asing yang memperoleh kewarganegaraan Indonesia melalui pewarganegaraan atau penyampaian pernyataan untuk memilih kewarganegaraan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
e. surat penetapan ganti nama dari pejabat yang berwenang bagi yang telah mengganti nama; dan
f. Paspor biasa lama bagi yang telah memiliki paspor biasa.
2. Dokumen kelengkapan persyaratan sebagaimana dimaksud pada poin 1 huruf c harus dokumen yang memuat :
a. nama;
b. tanggal lahir;
c. tempat lahir; dan
d. nama orang tua
3. Dalam hal dokumen sebagaimana dimaksud pada poin 1 huruf c tidak memuat data sebagaimana dimaksud pada poin 2, permohonan dapat melampirkan surat keterangan dari instansi yang berwenang.
Persyaratan pembuatan dan perpanjangan paspor dinas, adalah sebagai berikut:
1) Daftar riwayat hidup (dilegalisir atasan)
2) Foto copy kartu pegawai (Karpeg) dilegalisir atasan
3) Formulir permohonan paspor baru
4) Formulir perpanjangan paspor
5) Foto copy KTP pemohon
6) Pas photo ukuran 4 x 6 enam lembar berwarna dan terbaru
7) (Latar belakang putih untuk Pria berjas dan berdasi, dan wanita tidak pakai kerudung)
b) Visa
Visa adalah sebuah dokumen izin masuk seseorang ke suatu negara yang bisa diperoleh di kedutaan dimana negara tersebut mempunyai Konsulat Jenderal atau kedutaan asing. Visa adalah tanda bukti ‘boleh berkunjung’ yang diberikan pada penduduk suatu negara jika memasuki wilayah negara lain yang mempersyaratkan adanya izin masuk. Bisa berbentuk stiker visa yang dapat diapply di kedutaan negara yang akan dikunjungi atau berbentuk stempel pada paspor pada negara tertentu
1) Macam-macam Visa
(a) Menurut cara pengajuannya:
(1) Visa on arrival adalah dokumen izin masuk seseorang ke suatu negara yang bisa diperoleh langsung di perbatasan antar negara /bandara. Bahasa awamnya paspor adalah KTP untuk keluar negeri, visa adalah tiket masuk untuk ke suatu negara sementara Visa on arrival adalah tiket masuk ke suatu negara yang bisa di “beli” di perbatasan / bandara negara yang akan di tuju.
(2) Visa pre Arrival
Visa pre Arrival adalah visa yang aplikasinya diajukan di perwakilan kedutaan suatu negara yang berada di negara kita. Selain di Jakarta, kedutaan atau konsulat negara asing juga ada yang berkantor di kota-kota besar seperti di Bandung, Medan, Surabaya, Bali atau Makassar. Jika suatu negara tidak memberikan fasilitas visa on arrival maka kita harus apply visa suatu negara di kedutaan tersebut.
(b) Visa menurut frekwensi kunjungan pemegangnya
(1) Visa single visit, berarti visa hanya berlaku untuk satu kali kunjungan
(2) Visa multiple visit, yaitu visa yang berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu.
Untuk beberapa negara, siap-siap akan ada penolakan visa yang kita ajukan jika syarat-syarat tidak dipenuhi atau tidak ada bukti cukup kuat kenapa kita harus diijinkan masuk ke suatu negara. Pencari kerja atau pengangguran terkadang dapat ditolak dalam pengajuan visa-nya. Ketika ditolak, kita dapat mengajukan banding ke kementerian luar negeri untuk bantuan pemerintah dalam mendapatkan visa.
Pada umumnya lama tinggal seorang pendatang ke suatu negara adalah 3 (tiga) bulan. Untuk kunjungan kurang dari 14 (empat belas) hari ke Negara ASEAN, tidak memerlukan visa.
Setiap Negara memiliki syarat dan kebijakan tertentu untuk mengeluarkan visa.
Berikut ini contoh syarat pembuatan Visa Australia:
a) Paspor masih berlaku minimal 8 bulan
b) Surat sponsor dalam bahasa Inggris, ditujukan kepada kedutaan Australia (hasur diketik di ata s surat berkepala surat)
c) Surat undangan jika dalam rangka bisnis
d) Foto copy SIUP (Jika pemilik perusahaan atau dalam rangka bisnis)
e) Bukti keuangan pribadi tiga bulan terakhir (Bukti keuangan kantor jika bisnis)
f) Foto copy kartu keluarga, surat nikah, akte lahir, surat ganti nama jika ada
g) Pas foto 4 x 6 dua lembar warna latar belakang putih
h) Bagi yang berusia 75 tahun diwajibkan untuk menyertakan medical check up dari dokter yang ditunjuk oleh kedutaan, san juga asurangi perjalanan jika diperlukan
i) Mengisi dan menandatangan formulir
j)J keluarga di Negara tersebut, harap melampirkan
k) Foto copy paspor dan visa orang di Negara tersebut
l) Bukti hubungan, misalnya akte lahir
m) Surat undangan (cantumkan nama dan no. telepon)
n) Biaya pembuatan visa: Rp 1.748.000 per orang
o) Lama pembuatan visa : 15 hari kerja
p) (Biaya dan lama pembuatan visa dapat berubah sewaktu-waktu, tergantung kondisi dari kedutaan) (Sumber: Wika Tour, Bandung)
(dok. Pribadi)
Gambar 2. Visa Multiple visit yang dikeluarkan Kedutaan Amerika Serikat
(dok. Pribadi)
Gambar 3. Visa Single visit yang dikeluarkan Pemerintah Negara Korea
c) Fiskal.
Sejak 1 Januari 2011 semua masyarakat Indonesia yang akan bepergian ke luar negeri tidak perlu lagi membayar fiskal. Fiskal adalah pajak yang harus dibayarkan kepada negara bagi orang yang akan berkunjung ke luar negeri.
d) Yellow Card
Yellow card adalah kartu berwarna kuning yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk dipergunakan oleh warga negara indonesia yang akan pergi ke luar negeri. Kartu ini berfungsi untuk menyatakan bahwa si pembawa kartu telah diberikan vaksinasi untuk melawan penyakit yellow fever.
(dok. Pribadi)
Gambar 4 Yellow Card
Kebijakan penerbitan Yellow card merupakan peraturan yang dikeluarkan oleh WHO berdasarkan undang-undang kesehatan internasional (International Health Regulation).
e). Perencanaan Transportasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam perencanaan transportasi, adalah:
1) Pemilihan jenis transportasi. Pemilihan jenis transportasi berorientasi pada tempat perjalanan dinas berlangsung, lama perjalanan dinas, serta berdasar pada prinsip efisiensi dan efektivitas.
2) Perencanaan transportasi meliputi:
a) Transportasi keberangkatan
b) Transportasi kepulangan
c) Transportasi lokal selama menjalankan tugas kedinasan
f. Pemesanan Tiket secara online
Internet dapat digunakan untuk melakukan pemesanan tiket kereta api, tiket pesawat atau pun mendapatkan voucher hotel dengan mudah. Hal utama untuk dapat melakukan pemesanan, adalah memiliki alamat email. Alamat email diperlukan untuk mengkonfirmasikan pemesanan tiket yang anda lakukan melalui internet.
Untuk memesan tiket on-line, masuklah langsung ke alamat website perusahaan yang menyediakan tiket. Misalnya untuk memesan tiket kereta api, anda tinggal masuk ke alamat: https://kereta-api.co.id/ kemudian pilih menu Reservasi.
Untuk memesan tiket pesawat terbang, misalnya Garuda Indonesia, masuklah ke alamat https://www.garuda-indonesia.com/id/id/index.page, kemudian pilih menu Buat Reservasi, kemudian ikuti tahap-demi tahap perintahnya.
Untuk pemesanan voucher hotel anda tinggal menghubungi situs resmi hotel yang anda perlukan lalu lakukan reservasi, serupa dengan yang anda lakukan untuk pemesanan tiket kereta api dan pesawat terbang.
Anda dapat juga membeli tiket-tiket yang anda perlukan melalui website perusahaan jasa layanan tiket online, seperti Traveloka, Nusatrip, dan lain lain. Berikut ini contoh langkah demi langkah Cara Pemesanan Tiket Pesawat secara Online dari tiket.com
g. Perencanaan Akomodasi
Perencanaan akomodasi adalah perencanaan yang berhubungan dengan tempat menginap selama menjalankan tugas perjalanan dinas. Penetapan akomodasi yang tepat didasarkan pada:
1) Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas,
2) Lama tugas perjalanan dinas
3) Acara perjalanan dinas.
Untuk perjalanan dinas yang memerlukan akomodasi, namun tidak disediakan oleh pihak penyelenggara kegiatan, maka kerjasama dengan biro perjalanan atau menghubungi secara on-line (daring) kepada penyedia layanan akomodasi (Hotel/tempat penginapan) melalui internet dapat dilakukan. Informasi-informasi yang diperlukan dalam proses penentuan akomodasi ini memerlukan antara lain:
Nama pimpinan/pegawai yang akan mengadakan perjalanan dinas
Alamat lengkap dimana pimpinan/pegawai harus dijemput, nomor telepon kantor/rumah/kantor/handphone.
Alamat lengkap tujuan perjalanan dinas
Waktu keberangkatan
Waktu check-in di tempat tugas/Bandara/Hotel
Waktu check-out di hotel
Waktu check-in di Bandara
Waktu kedatangan di stasiun kereta api/Bandar udara
Jenis transportasi yang digunakan
Comments
Post a Comment