PROSEDUR PENGELOLAAN KAS KECIL
Kas kecil memiliki peranan yang penting didalam operasional perusahaan (terlepas dari meterial atau tidaknya nilai dari kas kecil). Suatu transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahaan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Oleh karena itu, sebaiknya suatu perusahaan mengelola kas kecil secara baik.
A. Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Pengelolaan Kas Kecil
Bagi perusahaan tidak ada alasan untuk tidak melakukan pengelolaan sehingga prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Apabila pengelolaan tidak memadai atau cenderug buruk dalam kas kecil, maka kelancaran operasional perusahaan dapat terganggu. Apabila suatu saat perusahaan kehabisan kas kecil, maka akan banyak pembelian kas kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat. Ada beberapa petunjuk atau tips bagaimana cara pegelolaan kas kecil, yaitu sebagai berikut:
1. Penetapan atas saldo maksimal dan minimal kas kecil
Manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti di awal pembentukan akun kas kecil mengenai saldo minimal dan maksimal atas kas kecil. Nominal yang akan ditentukan dengan skala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menganggap memerlukan untuk melakukan pengubahan batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan. Namun, kebijakan baru itu hendaklah diumumkan secara resmi, dan disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan untuk diketahuidan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap depatemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.
2. Petugas pelaksana kas kecil
Ada minimal dua petugas dalam pelaksana kas kecil. Hal ini dilakukan karena mengingat fungsi kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi-transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidak cukup. Jika ada salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor (pergantian shift atau karena cuti), maka sebaiknya masih ada petugas kas kecil lain yang dapat menggantikannya. Ada beberapa kriteria yang harus dimiliki oleh seorang kasir kas kecil, yaitu sebagai berikut:
a). Menguasai dasar-dasar akuntansi
b). Mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil
c). Dapat bersikap konsisten dan jujur
d). Mampu melakukan pekerjaan-pekerjaan yan memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (contohnya mampu mengoperasikan program excel).
Manajemen sebaiknya melakukan penyediaan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Selain itu, memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil dan prosedur pembelian.
3. Pengisian kembali kas kecil
Setelah menentukan nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil, maka financial controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada kasir umum (general cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada kasir kas kecil. Setelah penghitungan jumlah fisik dana kas kecil selesai, sebaiknya dilakukan serah terima resmi, dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana kas kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut.
Perihal yang wajib ditaati oleh kasir kas kecil yakni ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Apabila suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil melakukan beberapa hal seperti:
a). Mengajukan permohonan pengisian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada financial controller.
b). Melaporkan dan menyerhakan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan).
4. Penggunaan kas kecil
Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan pembelian. Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari financial controller atau manajer keuangan. Kasir kas kecil untuk setiap pengeluaran harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Hal ini dicatat dalam buku kas kecil, kemudian bukti pengeluaran diarsipkan dengan baik. Setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil sebaiknya selalu rutin melakukan penghitungan cepat terhadap fisik kas kecil. Hal ini bertujuan agar dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya.
5. Penghitungan fisik dan rekonsiliasi kas kecil
Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaknya bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, setiap pembukaan diawal jam kerja dan penutupan di jam akhir kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan fisik. Setelah itu dilakukan pencocokan dengan catatan kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil.
Apabila ditemukan perbedaan antara fisik dan kas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada financial controller. Apabila sudah di approver, maka mintalah book keeper melakukan adjusment atas perbedaan tersebut.
B. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan, maka dana kas kecil dibentuk (disediakan). Standar prosedur akuntansi yang dimiliki perusahaan, semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasadan bagian pemegang dana kas kecil. Perhatikan tugas dari masing-masing bagian tersebut.
1. Bagian utang
Ada beberapa prosedur pada bagian utang yang perlu diketahui, yaitu sebagai berikut:
a). Penerimaan surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan.
b). Melakukan pembuatan bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait, misalnya bagian kartu biaya dan kartu persediaan untuk disisipkan.
c). Melakukan pencatatan bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang).
d). Melakukan penerimaan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
e). Melakukan pencatatan nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.
f). Melakukan penyerahan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap kepada bagian jurnal dan laporan.
2. Bagian kasa
Ada beberapa prosedur pada bagian kasa, yaitu sebagai berikut:
a). Melakukan penerimaan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.
b). Melakukan penyediaan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.
c). Melakukan pembubuhan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.
d). Melakukan penyerahan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian hutang dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
3. Bagian jurnal dan laporan
Ada beberapa prosedur pada bagian jurnal dan laporan, yaitu sebagai berikut:
a). Melakukan penerimaan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
b). Melakukan pencatatan bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek).
c). Melakukan pengarsipan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.
4. Pemegang dana kas kecil
Ada beberapa prosedur pada bagian pemegang dana kas kecil, yaitu sebagai berikut:
a). Melakukan penerimaan cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa.
b). Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil.
c). Melakukan pengarsipan bukti pengeluaran berdasarkan urutan tanggal.
Comments
Post a Comment