MATERI PENGHAPUSAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR DAN SEKOLAH

 PENGHAPUSAN PERALATAN KANTOR

A. Pengertian Penghapusan Peralatan Kantor

Penghapusan yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan atau menghapus barang-barang dari dalam daftar inventaris berdasarkan peraturan yang berlaku. Penghapusan peralatan kantor merupakan kegiatan pembebasan sarana dan prasarana kantor dari pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Secara lebih operasional penghapusan peralatan kantor adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/ menghilangkan sarana dan prasarana dari daftar inventaris, karena peralatan kantor tersebut sudah dianggap tidak berfungsi sebagaimana yang diharapkan terutama untuk kepentingan pelaksanaan pekerjaan kantor. Penghapusan peralatan kantor dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Penghapusan sebagai salah satu fungsi manajemen sarana dan prasarana kantor harus mempertimbangkan alasan-alasan normatif tertentu dalam pelaksanaannya. Oleh karena muara berbagai pertimbangan tersebut tidak lain adalah demi efektivitas dan efisiensi kegiatan kantor.

B. Tujuan Penghapusan Sarana dan Prasarana

Penghapusan peralatan kantor pada dasarnya bertujuan untuk:

1. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian atau pemborosan biaya pemeliharaan peralatan kantor yang kondisinya semakin buruk, berlebihan atau rusak dan sudah tidak dapat digunakan lagi.

2. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris

3. Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi

4. Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurusan kerja

C. Syarat-Syarat Peralatan Kantor yang Dapat Dihapuskan

Ada beberapa alasan yang harus diperhatikan untuk dapat menghapuskan peralatan kantor. Beberapa alasan tersebut yang dapat dipertimbangkan untuk menghapus sesuatu peralatan kantor harus memenuhi sekurang-kurangnya salah satu syarat dibawah ini.

1. Dalam keadaan sudah tua atau rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi.

2. Perbaikan akan menelan biaya yang besar sehingga merupakan pemborosan

3. Secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan

4. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini

5. Penyusutan diluar kekuasaan pengurus barang (misalnya barang kimia)

6. Barang yang berlebih jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan tidak terpakai lagi

7. Dicuri, terbakar, musnah sebagai akibat bencana alam

D. Cara-Cara dan Proses Penghapusan Peralatan Kantor

Dalam pelaksanaan penghapusan dikenal dua jenis, yaitu penghapusan melalui lelang dan penghapusan melalui pemusnahan.

1. Penghapusan barang inventaris dengan lelang

adalah penghapusan dengan  menjual barang-barang kantor melalui Kantor Lelang Negara. Prosesnya sebagai berikut:

a. Pembentukan panitia penjualan oleh kepala dinas pendidikan

b. Melaksanakan sesuai dengan prosedur lelang

c. Mengikuti acara pelelangan

d. Pembuatan Risalah Lelang oleh kantor lelang dengan menyebutkan banyaknya nama barang, keadaan barang yang dilelang

e. Pembayaran uang lelang yang disetorkan ke kas negara selambat-lambatnya 3 hari

f. Biaya lelang dan lainnya dibebankan kepada pembeli

g. Dengan perantara panitia lelang melaksanakan penjualan melalui kantor lelang negara dan menyetorkan hasilnya ke kas negara setempat

2. Pengahapusan barang inventaris dengan pemusanahan

Penghapusan jenis ini adalah penghapusan barang inventaris yang dilakukan dengan memperhitungkan faktor-faktor pemusnahan ditinjau dari segi uang. Oleh karena itu penghapusan dibuat dengan perencanaan yang matang dan dibuat surat pemberitahuan kepada atasan dengan menyebutkan barang-barang apa yang hendak disingkirkan. Prosesnya adalah sebagai berikut:

a). Pembentukan paitia penghapus oleh kepala dinas pendidikan

b). Sebelum barang dihapuskan perlu dilakukan pemilihan barang yang dilakukan tiap tahun bersamaan dengan waktu memperkirakan kebutuhan.

c). Panitia melakukan penelitian barang yang akan dihapus

d). Panitia membuat berita acara

e). Setelah melakukan penelitian secukupnya barang-barang yang diusulkan untuk dihapus sesuai surat keputusan dan disaksikan oleh pejabat pemerintah setempat dan kepolisian, pemusnahanya dilakukan oleh unit kerja yang disangkutan dengan cara dibakar, dikubur, dsb.

f). Menyampaikan berita acara ke atasan/ menteri sehingga dikeluarkan keputusan penghapusan

g). Kepala kantor selanjutnya menghapus barang tersebut dari buku induk dan buku golongan inventaris dengan menyebut No. dan tanggal SK penghapusannya

E. Tata Cara Penghapusan Sarana dan Prasarana

1. Penghapusan peralatan kantor yang rusak berat, tua dan berlebih prosesnya adalah sebagai berikut:

a). Pengurus barang menyusun daftar barang yang akan dihapus, yang berisi nomor urut, nomor kode barang, nama barang, merk/ type, tahun pembuatan, harga satuan dan kondisi barang (rusak berat atau tua).

b). Kepala kantor mengusulkan penghapusan kepada kepala dinas pendidikan kabupaten/ kota setempat yang dilampiri daftar barang

c). Kepala dinas pendidikan kabupaten/ kota meneruskan usul tersebut kepada ka. dinas pendidikan c.q. bagian perlengkapan

d). Pembentukan panitia penghapusan oleh kepala dinas pendidikan

e). Panitia meneliti barang-barang yang akan dihapus

f). Panitia membuat berita acara penelitian

g). Kepala dinas pendidikan mengusulkan kepada sekretaris jendral Depdiknas c.q. biro perlengkapan

h). Menteri pendidikan nasional mengeluarkan keputusan penghapusan dengan catatan dilelang atau dimusnahkan

i). Kalau lelang, dinas pendidikan membentuk panitia lelang

j). Panitia lelang meminta bantuan kantor lelang negara setempat untuk melelang barang yang dihapus

k). Penjualan melalui kantor lelang negara membuat risalah lelang berikut bukti setoran hasil lelang kepada sesjen Depdiknas

l). Bila barang tersebut dimusnahkan, kepala dinas pendidikan membuat panitia pemusnahan

m). Barang yang telah dihapus, dikeluarkan dari buku induk dan buku induk golongan barang inventaris sekolah

2. Penghapusan barang yang dicuri, hilang kebakar

a). Pengurus barang melaporkan kejadian-kejadian (kecurian, kehilangan atau kebakaran) kepada kepala sekolah

b). Kepala kantor melakukan penyidikan dan membuat berita acara

c). Kepala kantor melaporkan kejadian kepada pihak kepolisian setempat disertai pembuatan berita acara

d). Kepala kantor melaporkan kepada Dinas Pendidikan Provinsi melalui kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota dilampiri berita acara dari pihak kepolisian

e). Kepala Dinas Pendidikan Propinsi melaporkan kejadian kepada sekretaris jenderal c.q. Biro Perlengkapan dengan berita acara penyidikan dan berita acara/ laporan kepolisian

f). Biro perlengkapan meneliti laporan dan meneruskan kepada BPK, Menteri Keuangan dan Panitia Tuntutan Ganti Rugi (PTGR)

g). Panitia Tuntutan Ganti Rugi meneliti masalah tersebut, kalau terbukti kecurian atau kehilangan disebabkan oleh kelalaian petugas, maka setelah mendapat pertimbangan BPK, petugas yang bersangkutan dikenakan tuntutan ganti rugi

h.) Surat keputusan ganti rugi dikeluarkan oleh Menteri Pendidikan Nasional setelah pembayaran cicilan lunas atas persetujuan Menteri Keuangan

i). Kemudian barang tersebut dihapuskan dari buku induk dan buku golongan barang inventaris

3. Penghapusan Sarana dan Prasarana Karena Bencana Alam

Tata caranya disamakan saja dengan penghapusan sarana dan prasarana yang rusak atau tua, hanya yang perlu ditambahkan adalah SK dari Pemda, yaitu serendah-rendahnya Bupati yang menyatakan bahwa daerah tersebut telah terjadi bencana alam