PEMELIHARAAN PERALATAN KANTOR
A. Pengertian Pemeliharaan Peralatan Kantor
Pemeliharaan, yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik, sehingga siap pakai pada saat digunakan. Pemeliharaan peralatan kantor adalah kegiatan untuk melaksanakan pengurusan dan pengaturan agar semua sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik dan siap untuk digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan pendidikan. Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut kondisinya baik dan siap digunakan. Pemeliharaan mencakup segala daya upaya yang terus menerus untuk mengusahakan agar peralatan tersebut tetap dalam keadaan baik. Pemeliharaan dimulai dari pemakaian barang, yaitu dengan cara hati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus dilakukan oleh petugas yang memiliki keahlian sesuai dengan barang tersebut.
B. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Peralatan Kantor
1. Tujuan Pemeliharaan
a). Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu peralatan akan jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan tersebut.
b). Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.
c). Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pengecekan secara rutin dan teratur
d). Untuk menjamin keselamatn orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut
2. Manfaat Pemeliharaan
a). Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan pergantian dalam waktu yang singkat
b). Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin
c). Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka akan terkontrol sehingga terhindar dari kehilangan
d). Dengan adanya pemeliharaan yang baik, maka enak dilihat dan dipandang
e). Pemeliharaan yang baik menghasilkan pekerjaan yang baik pula
C. Macam-Macam Pekerjaan Pemeliharaan
1. Perawatan terus menerus
a). Pembersihan peralatan kantor
b). Penyimpanan peralatan kantor
2. Perawatan berkala
a). Perbaikan atau pengecekan peralatan kantor setiap bulan
b). Perawatan peralatan kantor secara rutin setiap tiga bulan
3. Perawatan darurat
a). Dilakukan terhadap kerusakan yang tidak terduga sebelumnya dan berbahaya/ merugikan apabila diantisipasi secepatnya
b). Perbaikan yang sifatnya sementara dan harus cepat selesai supaya kerusakan tidak bertambah parah dan pekerjaan kantor tidak terganggu
c). Dilaksanakan secara swakelola
d). Harus segera dilakukan perbaikan permanen
4. Perawatan preventif
Perawatan preventif adalah perawatan yang dilakukan pada selang waktu tertentu dan pelaksanaanya dilakukan secara rutin dengan beberapa kriteria yang ditentukan sebelumnya. Pada dasarnyaperawatan preventif merupakan cara perawatan peralatan kantor yang dilakukan sebelum peralatan kantor tersebut mengalami kerusakan. Tujuannya adalah untuk mencegah atau mengurangi kemungkinan peralatan kantor tidak bekerja dengan normal dan membantu peralatan kantor dapat aktif sesuai dengan fungsinya.
Pekerjaan yang tergolong perawatan preventif adalah melihat, memeriksa, menyetel, mengkalibrasi, meminyaki, penggantian suku cadang dan sebagainya. Adapun langkah-langkah dalam perawatan perventif adalah
1). Menyusun program perawatan preventif di kantor
2). Membentuk tim pelaksana perawatan perventif kantor yang terdiri atas kepala tata usaha, urusan rumah tangga, perlengkapan dan tim maintenance and repair (perawatan dan perbaikan)
3). Menyiapkan jadwal tahunan kegiatan perawatan untuk setiap peralatan dan fasilitas kantor
4). Menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing-masing bagian kantor
5). Memberi penghargaan bagi mereka yang berhasil meningkatkan kinerja peralatan kantor dalam rangka meningkatkan kesadaran dalam merawat sarana dan prasarana kantor
D. Bentuk-Bentuk Upaya Pemeliharaan
1. Berdasarkan kurun waktu
Upaya pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan:
a). Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan ini dapat dilakukan setiap hari (setiap akan/ setelah memakai). Pemeliharaan ini dilakukan oleh pegawai yang menggunakan barang tersebut dan bertanggung jawab atas barang itu. Misalnya pengemudi mobil, pemegang mesin tik, mesin stensil dan sebagianya, harus memelihara kebersihan dan memperbaiki kerusakan-kerusakan kecil.
b). Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan ini dapat dilakukan secara berkala atau dalam jangka waktu tertentu sesuai petunjuk penggunaan (manual), misalnya 2 atau 3 bulan sekali dan sebagainya (seperti mesin tulis) atau setelah jarak tempuh tertentu (kendaraan bermotor) atau jam pakai tertentu (mesin statis). Upaya pemeliharaan ini biasanya dilakukan sendiri oleh pemegangnya/ penanggung jawabnya atau memanggil ahli untuk melakukannya.
2. Berdasarkan umur penggunaan barang
Upaya pemeliharaan menurut umur penggunaan barang dapat dilihat dari dua aspek
a). Usia barang secara fisik
Setiap barang terutama barang elektronik atau mesin mempunyai batas waktu tertentu dalam penggunaannya. Untuk peralatan dan mesin kondisi usang itu sangat relatif, oleh karena itu perlu disepakati batas-batasnya. Kalau sebuah mesin kapasitasnya dikatakan 100% pada waktu baru, maka pada kondisi usang kapasitas total adalah 0%.
b). Usia barang secara administratif
Dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari jarang ditemui barang yang keadaannya secara fisik telah 0%, sebab kalau terjadi hal yang demikian jelas telah menganggu kelancaran kegiatan dalam organisasi. Oleh karena itu biasanya barang dalam kondisi yang kapasitasnya kurang lebih 50% sudah diusulkan untuk dihapus, karena hanya mempersempit ruangan saja dan biaya perawatannya juga akan lebih besar. Misalnya pemakaian barang yang berwujud seperti kendaraan dinas dengan jangka waktu selama 5 tahun.
3. Pemeliharaan dari segi penggunaan
Barang yang digunakan harus sesuai dengan fungsinya sehingga dapat mengurangi kerusakan pada barang tersebut. Misalnya, penggunaan komputer yang digunakan untuk keperluan kantor, bukan untuk yang lainnya
4. Pemeliharaan menurut keadaan barang
Pemeliharaan yang dilakukan menurut keadaan barang dilakukan terhadap barang habis pakai dan barang tak habis pakai.
a). Pemeliharaan untuk barang yang habis pakai terutama ditujukan pada saat penyimpanan sebelum barang tersebut dipergunakan
b). Pemeliharaan terhadap barang tahan lama seperti:
1). Mesin-mesin
Mesin-mesin memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala. Pemeliharaan sehari-hari dilakukan oleh pegawai yang diserahi tugas dan tanggung jawab terhadap alat-alat tersebut. Misalnya untuk mesin-mesin kantor selalu harus dibersihkan dari debu, disikat pada bagian yang perlu disikat, menutup kembali setelah dipergunakna. Untuk mesin pembangkit tenaga listrik perlu diperiksa alat pelumas dan alat pendingin. Pemeliharaan alat harus sesuai dengan ketentuan pabrik
2). Alat-alat elektronika
Alat-alat elekrtonika memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala. Cara pemeliharaanya sama dengan pemeliharaan mesin-mesin kantor. Untuk beberapa peralatan tertentu cara pemeliharaanya ditentukan oleh pabrik yang memproduksi.
3). Laboratorium
Pemeliharaan terhadap alat-alat laboratorium memerlukan pemeliharaan sehari-hari dan untuk sebagian memerlukan pemeliharaan berkala. Khusus untuk alat-alat yang mudah pecah harus diperhatikan mengenai penempatan alat-alat tersebut dengan cara membuatkan kotak-kotak khusus. Sebagian besar dari kewajiban pemeliharaan alat laboratorium dilakukan oleh tenaga teknis bukan tenaga administratif
Comments
Post a Comment