JENIS-JENIS SARANA DAN PRASARANA KANTOR
A. Pengertian Sarana Dan Prasarana
Pengertian sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksut atau tujuan. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembanunan, proyek).
Untuk memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggaran kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan tercapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.
B. Jenis-Jenis Sarana Dan Prasarana
Peralatan/ Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)
Peralatan/ Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin, dsb.
Peralatan/ Perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik.
Peralatan/ Perlengakapan dilihat dari bentuknya
Berbentuk lembaran
Berbentuk non lembaran
Berbentuk buku
Peralatan/ perlengkapan dilihat dari penggunaannya
Barang habis pakai
Barang tidak habis pakai
Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)
Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya laptop, komputer, scener, printer, LCD, mesin foto copy, dsb.
Mesin Komunikasi Kantor
Pesawat kantor adalah semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya aipon, telepon, fax, dsb.
Perabot Kantor (Office Furniture)
Perabot kantor yaitu segala macam barang/ benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, filling cabinet, rak, dsb.
Interior Kantor (Office Arrangement)
Interior kantor yaitu semua jenis barang/ fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruang kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
C. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Pengertian/ Definisi Ruang Kantor Menurut Para Ahli
Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan.
Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.
Tujuan Tata Ruang Kantor
Memberikan kenyamanan bagi karyawan
Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna
Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja
Memudahkan dalam pengawasan
Memudahkan dalam pemberian layanan
Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja
Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
Menjauhkan dengan kebisingan yang terjadi
Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan
Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor
Ruang Kantor Terbuka
Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu.
Keuntungan
Mudah merubah ruangan
Mudah dalam berkomunikasi
Mudah dalam pengawasan
Menghemat penggunaan ruang
Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja
Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga suasana lebih segar
Kerugian
Sulit melakukan pekerjaan rahasia
Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu
Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi
Ruang Kantor Tertutup
Ruang dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
Keuntungan
Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga
Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan
Karyawan lebih leluasa dalam bekerja
Kerugian
Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat
Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah
Perubahan tempat lebih sulit dilakukan
Ruang Kantor Semi Tertutup
Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
Keuntungan : Menjaga privasi kerja
Kerugian : Perubahan tempat lebih sulit dilakukan
D. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor
Asas-asas tata ruang kantor
Asas jarak terpendek
Asas rangkaian kerja
Asas penggunaan seluruh ruangan
Asas integrasi kegiatan
Asas perubahan susunan tempat
Asas keamanan dan kepuasan karyawan
Prinsip-prinsip tata ruang kantor
Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan
Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus
Alur kerja harus sederhana
Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya
Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama
Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung
Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan dibagian terdepan
Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan ditempatkan dekat jendela
Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor
Sistem pencahayaan/ penerangan
Ada empat jenis pencahayaan yaitu
Natural lighting = sinar matahari
Task lighting
Ambient lighting = lampu-lampu langit-langit
Accent lighting = daerah-daerah tertentu
Sistem pencahayaan/ penerangan ada empat:
Penerangan direct
Penerangan semi direct
Penerangan indirect
Penerangan semi indirect
Sistem warna
Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.
Macam-macam warna:
Warna primer: merah, biru, kuning
Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer
Warna tersier: campuran dari warna primer dan warna sekunder
Arti warna dan efek psikologis:
Merah: berani, sensual, merah
Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah
Hijau: alami
Biru: harmonis, tenang, lapang
Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, tenang
Merah muda: ceria, romantis
Orange: bersahabat dan hampir sama dengan merah
Pertimbangan dalam memilih warna ruang:
Ukuran ruang
Lokasi bangunan
Lokasi ruangan
Tipe ruangan
Bentuk ruang
Tinggi ruang
Keuntungan penggunaan warna yang sesuai:
Kantor lebih menarik dan menyenangkan
Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan
Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang dan gembira
Produktivitas kerja karyawan akan meningkat
Karyaan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang
Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan
Sistem pengaturan udara ruangan
Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas Kedokteran UI menyatakan “ beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Suhu udara untuk kondisi bekerja dengan nyaman adalah 25,6 C.
Cara mengatasi udara yang panas dan lembab yaitu
Ruangan kantor menggunakan AC yang dapat mengatur suhu ruangan secara otomatis
Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup
Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang
Keuntungan pengaturan udara yang tepat dan baik:
Karyawan lebih nyaman dalam bekerja
Semangat kerja karyawan dapat meningkat
Kesehatan karyawan lebih terpelihara
Produktivitas kerja lebih meningkat
Kualitas kerja menjadi lebih baik
Memberi kesan yang baik kepada tamu
Sistem penataan suara
Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh dapat menimbulkan produktivitas menurun.
Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh:
Konsentrasi karyawan terganggu
Semangat kerja karyawan menurun
Dapat terjadi gangguan mental/ saraf karyawan
Karyawan tambah lelah
Kesalahan kerja banyak terjadi
Produktivitas kerja rendah
Cara mengurangi tingkat kebisingan:
Ruangan diberi penyadap suara
Dibawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya dapat diredam
Pengadaan printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser)
Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian
Tempat pesawat telepon usahakan di tempat khusus
Comments
Post a Comment