A. Pengertian Pengadaan Sarana Dan Prasarana Kantor
Pengadaan, yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/ mengontrak dan bantuan/ sumbangan.
Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana kantor yang sesuai dengan kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam konteks perkantoran, pengadaan merupakan segala kegiatan yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana kantor. Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.
B. Cara-Cara Pengadaan Peralatan Kantor
Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan peralatan kantor adalah sebagai berikut:
1. Pembelian
Pembelian adalah merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasaraa peralatan kantor dengan jalan kantor membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah sarana dan prasarana sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Pembelian dilakukan apabila anggarannya tersedia, seperti pembelian laptop, computer, printer LCD, foto copy, telepon wirelles, dsb. Pengadaan peralatan kantor dengan cara pembelian ini merupakan salah satu cara yang dominan dilakukan kantor dewasa ini.
2. Pembuatan Sendiri
Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana peralatan kantor dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh pegawai. Pemilihan cara ini harus mempetimbangkan tingkat efektif dan efisiennya apabila dibandingkan dengan cara pengadaan sarana dan prasarana kantor yang lain. Pembuatan sendiri biasanya dilakukan terhadap sarana dan prasarana kantor yang sifatnya sederhana dan murah, misalnya merakit komputer yang dibuat oleh pegawai.
3. Penerimaan Hibah Atau Bantuan
Penerimaan hibah atau bantuan yaitu merupakan cara pemenuhan sarana dan prasarana peralatan kantor dengan jalan pemberian secara cuma-cuma dari pihak lain. Penerimaan hibah atau bantuan harus dilakukan dengan membeuat berita acara.
4. Penyewaan
Yang dimaksud dengan penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana peralatan kantor dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan kantor dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana peralatan kantor dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer.
5. Pinjaman
Yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain untuk kepentingan kantor berdasarkan perjanjian pinjam meminjam. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana peralatan kantor dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan temporer dan harus mempertimbankan cita baik kantor yang bersangkutan.
6. Pendaurulangan
Yaitu pengadaan sarana dan prasarana peralatan kantor dengan cara ini memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan kantor.
7. Penukaran
Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana kantor dengan jalan menukarkan peralatan kantor yang dimiliki dengan peralatan kantor yang dibutuhkan organisasi atau instansi lain. Pemilihan cara pengadaan peralatan kantor jenis ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan diantara dua belah pihak, dan peralatan kantor yang dipertukarkan harus merupakan sarana dan prasarana yang sifatnya berlebihan atau dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna lagi.
8. Perbaikan atau rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan peralatan kantor dengan jalan memperbaiki sarana dan prasarana yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit sarana dan prasarana maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik diantara instrumen sarana dan prasarana yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik tersebut bisa disatukan dalam satu unit atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau beberapa unit sarana dan prasarana tersebut dapat beroperasi atau difungsikan.
C. Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor dan Implementasinya
Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003 yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007. Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur sebagai berikut:
1. Menganalisis kebutuhan dan fungsi peralatan kantor
2. Mengklasifikasikan peralatan kantor yang dibutuhkan
3. Membuat proposal pengadaan peralatan kantor yang ditujukan kepada pemerintah bagi kantor negeri dan pihak perusahaan bagi kantor swasta
4. Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan dari pihak yang dituju
5. Setelah dikunjungi dan disetujui maka peralatan kantor akan dikirim ke kantor yang mengajukan permohonan pengadaan peralatan kantor tersebut.
D. Proses Pengadaan Berbagai Jenis Peralatan Kantor
Berikut dijelaskan pengadaan berbagai jenis peralatan kantor:
Alat yang dimaksud dalam hal ini terdiri atas alat-alat kantor dan alat-alat pendidikan. Adapun yang termasuk alat kantor ialah alat-alat yang biasa digunakand di kantor seperti: laptop, computer, printer LCD, foto copy, telepon wirelles, dsb. Pengadaan peralatan kantor dapat dilaksanakan dengan cara :
1. Membeli
2. Membuat sendiri
3. Menerima bantuan/ hibah/ hadiah
E. Pengendalian dalam pengadaan
Pengadaan barang, baik yang dilakukan sendiri oleh kantor maupun dari luar kantor, hendaknya dapat dicatat sesuai dengan keadaan dan kondisinya. Hal ini dimaksudkan sebagai upaya pengecekan, serta melakukan pengontrolan terhadap keluar/ masuknya barang atau sarana dan prasarana milik kantor. Catatan tersebut dituangkan dalam format pengadaan peralatan kantor yang disajikan dalam bentuk tabel sebagai rujukan bagi kantor dalam melakukan aktivitas pengadaan peralatan kantor. Contoh format disajikan secara berurutan, dari mulai dari berita acara penerimaan atau pengeluaran barang, berita acara pemeriksaan barang, berita acara penyerahan barang, berita acara serah terima barang, sampai dengan format buku penerimaan barang.
Comments
Post a Comment