Perencanaan Sarana Dan Prasarana Kantor

 A. Pengertian Perencanaan Sarana dan Prasarana Kantor

Perencanaan merupakan suatu fungsi penganalisaan, tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu menjadi urutan tindakan yang sistematis. Perencanaan merupakan suatu organisasi adalah suatu proses yang berkesinambungan, tidak akan pernah berhenti, karena organisasi akan terus menghasilkan tujuan-tujuan yang perlu dicapai oleh unit-unit pelaksananya.

Perencanaan berasal dari kata rencana yang mempunyai arti rancangan atau rangka dari sesuatu yang akan dilakukan atau dikerjakan pada masa yang akan datang. Menurut Terry (2005), perencanaan adalah menetapkan pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang digariskan. Hal senada juga dikemukakan oleh Nana Sudjana (2002) bahwa perencanaan adalah proses yang distematis dalam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Selanjutnya, oleh Dwiantara dan Sumarto (2004) dikemukakan bahwa perencanaan adalah merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan dan perumusan tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dimasa yang akan datang, baik berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengadaan, pengelolaan, penggunaan, pengorganisasian, maupun pengendalian sarana dan prasarana.

Berdasarkan pengertian diatas, pada dasarnya perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan.

 B. Tujuan Perencanaan

Tujuan diadakannya perencanaan pengadaan peralatan kantor adalah:

1. Untuk menghindar terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan

2. Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya. Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan kekeliruan dalam menetapkan kebutuhan sarana dan prasarana yang kurang/ tidak memandang kebutuhan ke depan, dan kurang cermat dalam menganalisis kebutuhan sesuai dengan dana yang tersedia dan tingkat kepentingan.

C. Manfaat Perencanaan

Manfaat yang diperoleh dengan dilakukannya perencanaan pengadaan peralatan kantaor yaitu

1. Dapat membantu dalam menentukan tujuan

2. Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan

3. Menghilangkan ketidak pastian

4. Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan dapat berjalan dengan efektif dan efisien

D. Unsur-Unsur Yang Terlibat Dalam Perencanaan

Agar maksud pemenuhan tuntutan peralatan kantor yang sesuai dengan kebutuhan maka dalam kegiatan perencanaan perlu mengikut sertakan barbagai unsur atau pihak yang terkait di dalam pengembangan sarana dan prasarana kantor. Tujuannya adalah agar unsur atau pihak yang terkait dapat memberikan masukan sesuai dengan bidang keahliannya. Dalam hal ini maka unsur-unsur yang perlu dilibatkan adalah: Kepala Divisi, Kepala Unit, Kepala Tata Usaha dan Bendahara serta Urusan Perlengkapan, dll.

E. Persyaratan Yang Perlu Diperhatikan Dalam Perencanaan

Dalam pengadaan peralatan kantor, maka ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan sebagai berikut:

1.  Perencanaan pengadaan peralatan kantor harus dipandang sebagai integral dari usaha peningkatan kualitas proses bekerja.

2.  Perencanaan harus jelas. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:

a.  Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraan biaya/ harga keperluan pengadaan

b.  Jenis dan bentuk tindakan/ kegiatan yang akan dilaksanakan

c.  Petugas pelaksana, misalnya: unit perlengkapan, bagian keuangan dan ketua lab

d.  Bahan dan peralatan yang dibutuhkan

e.  Kapan dan dimana kegiatan dilaksanakan

f.  Harus diingat bahwa suatu perencanaan yang baik adalah yang realistis, artinya rencana tersebut dapat dilaksanakan

3.  Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan

4.  Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala prioritas

5.  Perencanaan pengadaan sesuai dengan plafond anggaran yang ada

6.  Mengikuti prosedur yang berlaku

7.  Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka

8.  Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), jangka panjang (10-15 tahun).

F. Prosedur Pelaksanaan Perencanaan

Untuk perencanaan peralatan kantor dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:

1. Identifikasi dan menganalisis kebutuhan kantor

2. Inventarisasi peralatan yang ada

3. Mengadakan seleksi

4. Sumber anggaran

G. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak dan Barang Tidak Bergerak

1.  Barang habis pakai

a.  Menyusun daftar sarana kantor yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan kantor setiap bulan 

b.  Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan

c.  Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, tengah tahunan dan kemudian menjadi rencana tahunan

2.  Barang tidak habis pakai

a.  Menganalisis dan menyusun keperluan sarana dan prasarana sesuai dengan rencana kegiatan kantor serta memperhatikan fasilitas yang masih ada dan yang masih bisa dipakai

b.  Memperkirakan biaya sarana dan prasarana yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan

c.  Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan