PROSEDUR PENGELUARAN DANA KAS KECIL
Dalam pengeluaran dana kas kecil, formulir yang digunakna terdiri dari formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran dana kas kecil. Dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil, pihak yang terlibat yakni pemegang dana kas kecil dan bagian yang menggunakan (pemakaian) dana kas kecil. Perhatikan kegiatan masing-masing pihak tersebut!
1. Pemakai dana kas kecil
Ada beberapa prosedur pada bagian pemakai dana kas kecil yang perlu diketahui, yaitu sebagai berikut:
a). Melakukan pengisisan formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
b). Melakukan penerimaan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.
c). Melakukan pengumpulan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
d). Melakukan pengisian formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
e). Melakukan penyerahan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.
f). Melakukan penerimaan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.
2. Pemegang dana kas kecil
Ada beberapa prosedur pada bagian pemegang dana kas kecil, yaitu sebagai berikut:
a). Melakukan penerimaan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).
b). Melakukan penyerahan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
c). Melakukan penerimaan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembari 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.
d). Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
e). Melakukan penyerahan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil.
f). Melakukan penyimpanan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
Untuk lebih jelasnya, berikut merupakan prosedur pengeluaran dana kas kecil.
a. Apabila melakukan pengeluaran kas kecil, bagian administrasi harus melakukan pencatatan pengeluaran kas tersebut ke dalam bukti kas keluar. Setelah itu, menyatukan menjadikan satu bukti kas keluar tersebut dengan bukti transaksi lainnya seperti nota, kwitansi dan sebagainya. Lalu berilah nomor urut bukti berdasarkan tanggal kejadian.
b. Apabila telah selesai, mintalah tanda tangan pimpinan pada bukti kas keluar.
c. Setelah mendapatkan tanda tangan pada bukti kas keluar, catat dan masukkan data bukti kas keluar tersebut ke dalam buku kas kecil sesuai dengan sistem yang digunkana.
d. Apabila telah selesai, simpanlah semua dokumen pengeluaran menggunakan odner.
e. Agar pengeluaran kas kecil tersebut dapat dipertanggungjawabkan, buatlah laporannya dilengkapi dengan bukti-bukti transaksi. Apabila telah selesai dalam membuat laporan, laporkan kepada pimpinan kemudian diteliti dan mendapatkan persetujuan pimpina yang kemudian akan dilaporkan ke bagian keuangan.
A. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Jika dana kas kecil telah digunakan dan habis, maka pengisian kembali dana kas kecil dilakukan. Pengisian dana kas kecil ini dilakukan jika sisa dana kas kecil atau persediaan dana kas kecil dianaisis kurang memadai atau tidak mencukupi untuk melakukan berbagai macam pengeluaran-pengeluaran yang diminta bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Ada beberapa persiapan yang dilakukan dalam melakukan pengisian dana kas kecil, yaitu:
a). Formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
b). Formulir bukti pengeluaran kas kecil.
c). Dokumen pendukungnya.
Ada berbagai pihak yang terkait dengan pengisian kembali dana kas kecil ini yaitu:
a). Pemegang dana kas kecil.
b). Bagian kasir.
c). Bagian akuntansi.
Ada beberapa prosedur pengisian kembali dana kas kecil yang perlu diketahui, yaitu sebagai berikut:
1. Pemegang dana kas kecil
Prosedur pada bagian pemegang dana kas kecil sebagai berikut.
a). Pemegang kas kecil membuat permintaan pengisian kembali kas kecil PP3K.
b). Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan dokumen pendukung kepada bagian utang.
c). Menerima bukti kas keluar (BKK) lembar 3 dan cek bagian utang.
d). Menggunakan cek ke bank.
e). Menyimpan uang tunai.
f). Mengarsipkan BKK lembar 3.
2. Bagian utang
Tugas-tugas bagian utang yang perlu diketahui, yaitu sebagai berikut:
a). Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.
b). Membuat bukti kas keluar (BKK) sebanyak 3 lembar.
c). Berdasarkan BKK lembar 1 diisi register kas keluar.
d). BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke bagian kartu biaya (jika ada)
3. Fungsi bagian kasir/ kasa
Ada beberapa fungsi / tugas kasa atau kasir yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai berikut:
a). Melakukan penerimaan BKK lembar 1 dan 2, PP3K lembar 2 dan DP dari bagian utang.
b). Melakukan pengisian cek dan meminta tanda tangan terhadap cek kepada direktur keuangan.
c). Melakukan penyerahan cek dan BKK lembar 3 kepada pemegang dana kas kecil.
d). Melakukan penyerahan BKK lemabar 3 kepada, PP3K lembar 2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
e). BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan dokumen pendukung diserahkan ke bagian kasa
f). Melakukan penerimaan cek, BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen-dokumen pendukungnyadan mencatat nomor cek pada BKK.
g). Melakukan pengisian register bukti kas keluar berdasarkan PP3K lembar 1.
h). Melakukan penyerahan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan dokumen pendukung kepada bagian jurnal.
4. Bagian jurnal
Tugas-tugas pemegang dana kas kecil yang perlu diperhatikan, meliputi sebagai berikut:
a). Melakukan penerimaan BKK lembar 1, PP3K, BPKK dan DP dari bagian utang.
b). Melakukan pengisian register cek dari BKK lembar 1.
c). Melakukan pengarsipakn BKK lembar 1, PP3K, BPKK dan DP menurut nomor urut.
Apabila dilakukan pengajuan uang tunai maka prosedurnya sebagai berikut:
a. Hal pertama yang dilakukan yaitu membuat formulir pengajuan uang tunai kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan.
b. Setelah permohonan kepada bendahara disetujui, petugas kas kecil menerima dana dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek.
c. Apabila uang tunai atau cek telah diterima, petugas kas kecil mencatat penerimaan kas kecil ke dalam bukti kas masuk yang telah ditanda tangani oleh petugas kas kecil dan bagian bendahara serta diketahui oleh pimpinan yang disertai dengan fotocopy cek. Apabila telah selesai berilah nomor bukti kas masuk secara berurutan.
d. Setelah itu, lakukan pencatatan pemasukan ke dalam buku kas.
e. Uang dari hasil pengajuan kas kecil tersebut disimpan dalam tempat yang aman seperti cash box. Adapun bukti kas masuk disimpan dalam odner.
B. Mutasi dana kas kecil
Pada dasarnya, pengertian mutasi atau perubahan kas adalah akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima kas umum dan dikeluarkan melalui bagian pemakai dana. Berikut transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi yang perlu diketahui.
1. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepada bagian keuangan. Berikut dokumen transaksi-transaksi tersebut.
a). Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang
b). Surat keputusan kelada bagian keuangan sebagai dokumen pendukung
2. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana. Berikut dokume transaksi-transaksi tersebut yang perlu diperhatikan.
a). Adanya bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana.
b). Bukti penggunaan dana seperti nota kontan, kwitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung.
c). Adanya surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai dokumen pendukung.
3. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil. Ada beberapa dokumen transaksi yang perlu diketahui, yaitu sebagai berikut:
a). Adanya bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang.
b). Adanya surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh pemegang dana kas kecil.
c). Adanya bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil.
Comments
Post a Comment