TATA CARA PENYIMPANAN SARANA DAN PRASARANA - MATERI SARANA DAN PRASARANA

 A. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/ bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.

1.  Tujuan penyimpanan barang/ bahan kantor:

a). Agar barang tidak cepat rusak

b). Agar tidak terjadi kehilangan

c). Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

d). Memudahkan dalam pengawasan

e). Memudahkan dalam analisa

2.  Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:

a). Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

b). Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan

c). Sifat barang yang disimpan

d). Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

e). Prosedur dan tata kerja

f). Biaya yang disediakan

g). Tenaga yang diperlukan

h). Jangka waktu penyimpanan

3.  Cara penyimpanan barang/ bahan kantor:

a). Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)

b). Barang disimpan dalam keadaan bersih

c). Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

d). Barang disimpan di tempat yang memadai

e). Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

f). Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

g). Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci

h). Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan

i). Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan dibagian terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam

B. Pendistribusian Sarana dan Prasarana Kantor

Pengeluaran/ pendistibusian yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan keada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat dalam buku pengeluaran barang. Pengiriman barang dilakukan apabila barang-barang tersebut dikirim atau didistribusikan keluar lingkungan kantor. Misalnya dalam satu kota, antar kota, antar pulau atau antar negara. Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, pengiriman barang harus disertai dengan dokumen-dokumen pendukungnya misalnya surat pengantar, faktur, ball of leading, dsb.

Apabila barang tersebut dikirim dalam satu kota atau antar kota maka dokumen pengirimannya cukup dengan surat pengantar dan faktur saja dan sebagai bukti penerimaan dibuatkan surat tanda terima. Hal ini juga apabila barang-barang tesebut diantar langsung oleh pihak kita kepada pihak yang dituju. Faktur perlu dikirim karena merupakan tanda bukti penjualan/ pembelian barang, sedangkan surat pengantar merupakan bukti tanda penyerahan barang. Apabila barang-barang tersebut dikirim antar kota, antar negara dengan menggunakan pihak ketiga (jasa angkut) maka dokumen yang perlu disiapkan antara lain:

1. Surat pengantar

2. Surat muatan barang (surat jalan, billoglading/ konosomen, air way bill)

3. Daftar rincian barang, apabila barang yang dikirim perlu dirinci

4. Kwitansi, apabila telah melakukan pembayaran

5. Polis asuransi, apabila barang yang dikirimkan diasuransikan