KAS KECIL DALAM PERUSAHAAN - Administrasi Perkantoran - Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

 KAS KECIL DALAM PERUSAHAAN

Dalam suatu organisasi atau perusahaan yang masih kecil, semua bentuk kegiatan dapat ditangani oleh seorang pimpinan dan beberapa karyawan saja. Hal ini karena transaksi yang terjadi tidak begitu rumit. Pengawasannya pun dapat secara langsung dilakukan terhadap semua kegiatan dalam perusahaan. Pada perusahaan yang bertambah besar dan aktivitas yang semakin bertambah luas, maka kemampuan pimpinan untuk mengawasi dan mengurusi setiap bagian yang terdapat dalam perusahaan semakin berkurang. Selain itu, kebutuhan akan kas kecil juga sangat diperlukan. Kas kecil penting untuk aktivitas operasional dalam perusahaan. Oleh karena itu, penting dibentuk unit untuk mengelola kas kecil dalam perusahaan.

A. Pengertian Kas Kecil 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kas artinya tempat menyimpan uang, tempat membayar dan menerima uang, tempat keluar masuknya uang. Kas kecil merupakan sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang sifatnya rutin dan relatif kecil jumlahnya. Berikut merupakan pengertian kas kecil menurut beberapa ahli.

1.  Weygandt

Menurut Weygandt, yang dimaksud kas kecil adalah dana kas yang digunakna untuk membiayai pengeluaran dengan jumlah yang kecil dan masih bisa dikendalikan.

2.  Zaki Baridwan

Menurut Zaki Baridwan, kas kecil adalah uang kas yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek.

3.  Johar Arifin

Menurut Johar Arifin, kas kecil adalah dana yang disisihkan perusahaan untuk membiayai pengeluaran dengan jumlah yang relatif kecil.

Berdasarkan beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian kas kecil yaitu dana khusus yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional yang perlu segera dilakukan dengan jumlah yang realatif kecil. 

Kas kecil dalam perusahaan berfungsi untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya ralatif kecil seperti dana rekan kerja pimpinan, dana konsumsi dan sebagainya. Pengelolaan kas kecil dilakukan oleh sekretaris atau petugas keuangan. Hal ini dilaksanakan dengan tujuan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada, adapun tujuan diadakannya kas kecil ini agar sekretaris tidak perlu meminta dana ke bagian keuangan setiap ingin mengeluarkan dana. Karena umumnya, perusahaan akan sering mengeluarkan dana yang relatif kecil untuk berbagai kepentingan.

B. Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan dibentuknya kas kecil adalah sebagai berikut:

1.  Untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan perlengkapan kantor yang dialami oleh suatu bagian  di kantor.

2.  Dapat menghindari adanya cara pembayaran yang tidak ekonomis dan tidak praktis yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.

3.  Untuk meringankan beban staf di kantor dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.

4.  Mempercepat aktivitas pimpinan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

C. Pentingnya Dibentuk Kas Kecil Dalam Perusahaan

Di dalam perusahaan, kas kecil banyak digunakan untuk membiayai pengeluaran perusahaan yang sifatnya kecil. Akan tetapi, pengeluaran tersebut sering terjadi sehingga jumlah totalnya cukup besar. Oleh karena itu, pengeluaran semacam hal tersebut perlu  untuk dikelola dan dikendalikan.

Perusahaan perlu membentuk suatu dana khusus yang disebut kas kecil. Kas kecil merupakan dana khusus yang dibentuk organisasi untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Contohnya yang dikeluarkan untuk membayar rekening listrik, biaya keamanan, kebersihan dan lain sebagainya. Kas kecil penting dalam perusahaan. Berikut merupakan alasan pentingnya dibentuk dana kas kecil dalam perusahaan.

1. Efektif dan efisien

Apabila perusahaan membuat satu lembar cek untuk setiap pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, maka akan banyak sekali lembaran cek yang digunakan. Hal ini merupakan bentuk pemborosan dan harus dihindari dalam kegiatan keuangan dalam perusahaan.

2.  Pengendalian Intern

Kas kecil merupakan aset perusahaa yang mudah untuk dipindah tangankan dan sulit dibuktikan kepemilikannya. Hal tersebut memungkinkan terjadinya kecurangan dan penyimpangan dalam penggunaannya. Oleh karena itu, dana kas haruskah dikelola oleh orang yang sudah dipercaya dan kompeten.

3.  Membantu kasir umum dalam pengelolaan pengeluaran biaya yang relatif kecil dan sifatnya rutin.

Dalam rangka mengendalikan hal-hal yang berkaitan dengan kas kecil, perusahaan dapat melakukan beberapa hal berikut:

a). Mempersiapkan petugas khusus pengelolaan dana kas kecil.

b). Mencetak voucher atau bukti pengeluaran kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas.

c). Untuk menetapkan batasan jumlah maksimal pembayaran jenis-jenis pengeluaran dan pemasukannya

d). Mengawasi penggunaan dana kas kecil, baik pengeluaran maupun pemasukannya.

e). Melakukan inspeksi mendadak terhadap penggunaan dana kas kecil oleh auditor internal.

D. Karakteristik Kas Kecil

Berikut merupakan karakteristik kas kecil.

1.  Kas kecil jumlahnya dibatasi. Dalam arti porsi atau besarnya kas kecil tidak kurang dari jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh pihak manajemen perusahaan.

2.  Kas kecil merupakan kas perusahaan yang berfungsi untuk membiayai transaksi-transaksi perusahaan yang kecil dan bersifat rutin setiap harinya.

3.  Kas kecil disimpan ditempat khusus di cash box atau di dalam sebuah amplop

4.  Kas kecil dipegang oleh petugas keuangan yang biasanya ditingkat pemula.

E. Fungsi-Fungsi Yang Berkaitan Dengan Kas Kecil.

Berikut merupakan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan kas kecil:

1.  Fungsi kas

Fungsi kas artinya kas kecil bertanggung jawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek, menyerahkan kepada pemegang cek ketika proses pengisian dan pembentukan kas kecil.

2.  Fungsi pemegang dana kas kecil

Pemegang dana kas kecil bertanggung jawab dalam melakukan penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil serta permintaan untuk pengisian kembali dana kas kecil.

3.  Fungsi Akuntansi

Berdasarkan fungsi akuntansi, peegang kas kecil bertanggung jawab melakukan pencatatan pengeluaran, transaksi kas, pengisian kembali kas kecil, dan pembuatan bukti kas keluar.

4.  Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai

Artinya bertanggung jawab dalam hal aktivitas kas kecil kemudian mempertanggungjawabkan pemakaian kas kecil ini kepada pemegang dana kas kecil.

5.  Fungsi pemeriksaan intern

Artinya bertanggung jawab dalam menghitung dana kas kecil secara rutin dan periodik.

F. Sumber Dana Kas Kecil

Sumber kas perusahaan ada dari berbagai sumber. Adapun sumber  penerimaan kas kecil dalam perusahaan meliputi sebagai berikut:

1.  Penjualan atau emisi saham

2.  Adanya penambahan modal dari pemilik perusahaan

3.  Hasil penjualan investasi jangka panjang, seperti investasi aset baik aset tetap berwujud maupun aset tidak berwujud.

4.  Adanya pengeluaran surat tanda bukti utang baik jangka pendek maupun jangka panjang.

5.  Adanya penerimaan kas dari baiya sewa.

6.  Penerimaan kas dari bunga dan dividen

7.  Laba dari operasional perusahaan