A. Inventarisasi Peralatan Kantor
Inventarisasi barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan barang inventaris dilakukan dalam:
1. Buku induk
2. Buku golongan barang inventaris
3. Buku catatan barang non inventaris
Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” (Latin = inventarium) yang berarti daftar barang-barang, bahan, dsb. Invnetarisasi sarana dan prasarana pendidikan adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor kedalam suatu daftar inventaris barang secara tertib dan teratur menurut ketentuan dan tata cara yang berlaku. Barang inventaris kantor adalah semua barang milik negara (yang dikuasai kantor) baik yang diadakan/ dibeli melalui dana dari pemerintah, DPP maupun diperoleh sebagai pertukaran, hadiah atau hibah serta hasil usaha pembuatan sendiri dikantor guna menunjang kelancaran kerja.
Tiap kantor wajib menyelenggarakan inventarisasi barang milik negara yang dikuasai/ diurus oleh kantor masing-masing secara teratur, tertib dan lengkap. Kepala kantor melakukan dan bertanggung jawab atas terlaksananya inventarisasi fisik dan pengisian daftar inventaris barang milik negara yang ada dikantornya.
B. Tujuan Inventaris Peralatan Kantor
Secara umum, inventaris dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu kantor. Secara khusus, inventaris dilakukan dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:
1. Untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu kantor
2. Untuk menghemat keuangan kantor baik dalam pengadaan maupun pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana kantor
3. Sebagai bahan atau pedoman untuk mengitung kekayaan suatu kantor dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang
4. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian sarana dan prasarana yang dimiliki oleh suatu kantor
C. Manfaat Inventarisasi Peralatan Kantor
Daftar inventarisasi barang yang disusun dlam suatu organisasi yang lengkap, teratur dan berkelanjutan dapat memberikan manfaat, yakni sebagai berikut:
1. Menyediakan data dan informasi dalam rangka menentukan kebutuhan dan menyusun rencana kebutuhan barang
2. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan/ pedoman dalam pengarahan pengadaan barang
3. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan ahan/ pedoman dalam penyaluran barang
4. Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (tua, rusak, lebih) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusannya
5. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang
D. Pengadministrasian Barang Inventaris
1. Buku induk barang inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris milik negara dalam lingkungan kantor menurut urutan tanggal penerimaannya.
2. Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan
3. Buku catatan non inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang habis pakai, seperti kapur, pensil, penghapus, papan tulis, kertas tik, tinta dan sejenisnya
4. Daftar laporan triwulan mutasi barang inventaris adalah daftar tempat mencatat jumlah pertambahan dan pengurangan barang inventaris sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangkutan. Daftar ini tersusun menurut jenis barang pada masing-masing golongan inventaris
5. Membuat daftar isian inventaris, yaitu tempat-tempat mencatat semua barang inventaris menurut golongan barangnya
6. Membuat daftar rekapilusasi barang inventaris, yaitu merupakan daftar yang menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan pada 1 April tahun yang lalu, mutasi barang yang terjadi selama setahun tersebut, dan keadaan barang inventaris pada tanggal 1 April tahun anggaran berikutnya
Untuk daftar isian inventaris dan daftar rekapitulsasinya, kantor wajib membaut dan mengisinya dalam rangkap 2 untuk disampaikan 1 set (asli) kepada unit kerja yang membawahinya dan 1 set (tembusan) untuk arsip sendiri.
E.Klasifikasi dan Kode Inventarisasi
Pada dasarnya maksud dan tujuan mengadakan penggolongan barang ialah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan ataupun didalam ingatan orang. Sesuai dengan tujuan tersebut maka bentuk lambang, sandi atau kode yang dipergunakan sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap golongan, kelompok atau jenis barang haruslah bersifat membantu/ memudahkan penglihatan dan ingatan orang dlam mendapatkan kembali barang yang diinginkan.
Sandi atau kode yang dipergunakan melambangkan nama atau uraian kelompok/ jenis barang adalah berbentuk angka bilangan (numerik) yang tersusun menurut pola tertentu. Disamping itu pula penyusun angka nomor kode ini diusahakan agar memungkinkan dilakukannya pengembangan, terutama oleh mereka yang secara langsung menangani pencatatan barang.
Untuk barang pada umumnya, nomor kode itu terdiri dari 7 buah angka yang tersusun menjadi tiga dan empat angka, yang dipisahkan oleh sebuah tanda titik, merupakan sandi pokok untuk kelompok barang menurut ketentuan didalam masing-masing formulir.
Ini berarti bahwa tiap kelompok atau sub kelompok menyediakan angka 1 sampai 99 sehingga masing-masing dapat menyediakan 99 wadah untuk menampung spesifikasi yang dipergunakan oleh kelompok atau sub kelompok yang bersangkutan. Begitu pula halnya dengan kode barang, nomor ini menyediakan pula wadah untuk spesifikasi jenis barang sebanyak 99 tempat. Sebagai contoh cara penggunaan angka-angka untuk nomor kode barang bergerak dat dikemukakan sebagai berikut:
200.000 : Sandi untuk kelompok barang-barang bergerak
210.000 : Sandi untuk alat-alat besar
220.000 : Sandi untuk peralatan laboratorium, peralatan bengkel/ workshop, studio, percetakan, pabrik dan Instalasi Pembangkit Tenaga Listrik
221.000 : Sandi untuk kelompok “besar”: peralatan laboratorium
222.000 : Sandi untuk kelompok “besar”: peralatan bengkel/ workshop
224.0100 : Sandi untuk sub kelompok: alat penyusun huruf/ setting (PHT), intertype, IBM, kompugrafik
224.0200 : Sandi untuk kelompok alat acuan/ mesin foto copy
224.0300 : Sandi untuk sub kelompok mesin cetak
224.0301 : Sandi untuk jenis barang mesin cetak letter press
224.0302 : Sandi untuk mesin cetak offset
224.030 : Sandi untuk mesin cetak fotografi
Contoh-contoh tersebut diatas dikemukakan hanya untuk sekedar memberikan gambaran tentang azas dan tata kerja yang telah dipergunakan dalam penyusunan klasifikasi dan kode barang inventaris Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan berdasarkan jenis-jenis formulir inventaris yang telah ditentukan dalam buku petunjuk pelaksanaan inventaris Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan mutakhir.
Dalam prakteknya barang yang dilaporkan tidak sampai serinci itu, tetapi mungkin hanya sampai pada penyebutan nama sub kelompok barangnya saja, seperti misalnya mengenai peralatan percetakan hanya disebutkan alat penyusun huruf, alat penyusun pola cetak, mesin cetak, alat pelipat kertas, alat pemotong kertas, dsb. Jadi nomor kodenya hanya 224.0100, 224.0200, 224.0300, dst. Tambahan dua buah angka 0 dibelakang disediakan, selain untuk spesifikasi lanjutan yang bersangkutan, pula untuk keperluan persiapan komputerisasi data dikemudian hari.
Catatan:
Bilamana jumlah jenis dari suatu sub kelompok barang dapat dikelompokkan secara mudah dalam sub kelompok tertentu yang jumlahnya tidak lebih dari 9 sub-sub kelompok maka, angka ketiga sesudah tanda titik ditetapkan menjadi nomor kode bagi sub-sub kelompok barang tersebut. Dalam hal ini angka keempat sesudah tanda titik diperuntukkan bagi nomor kode spesifikasi masing-masing barang dari dalam sub-sub kelompok yang bersangkutan.
F. Pelaporan Inventaris
1. Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris
a). Tiap kantor dan unit pelaksana teknis wajib membuat daftar laporan triwulan mutasi barang inventaris rangkap 2, untuk disampaikan 1 set (asli) kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota setempat dan 1 set untuk arsip sendiri. Laporan tersebut harus sudah sampai paling lambat 7 hari setelah berakhirnya triwulan tahun anggaran berjalan
b). Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota membuat rekapitulasi laporan triwulan yang berasal dari sekolah/ UPT/ Dinas Pendidikan Kecamatan. Selanjutnya kantor Depdik Kabupaten/ Kota sendiri menyampaikan kepada Dinas Pendidikan Provinsi setempat u.p Kepala Bagian Pelengkapan.
2. Laporan Tahunan Inventaris
a). Tiap kantor wajib mengisi daftar isian inventaris dan rekapitulasi barang inventaris rangkap 2. Laporan tahunan inventaris (yang membuat daftar isian inventaris dan rekapitulasi barang inventaris) disampaikan 1 set (asli) kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota
b). Kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/ Kota wajib mengisi daftar isian inventaris dan daftar rekapitulasi laporan tahunan inventaris triwulan yang berasal dari sekolah/ UPT di lingkungannya. Laporan tahunan inventaris tersebut disampaikan kepada Kepala Dinas Pendidikan Provinsi u.p Kepala Bagian Pelengkapan.
Comments
Post a Comment