Materi Manajemen Kas Kecil - Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran - Administrasi Perkantoran

 MANAJEMEN KAS KECIL

Kas dibutuhkan oleh suatu perusahaan untuk membiayai operasi perusahaan, contohnya untuk pembelian barang dan jasa, pembayaran gaji karyawan, pembayaran utang, dan pembayaran deviden kepada pemilik (distribusi). Dengan demikian, suatu kas perlu dikelola secara efektif untuk menjaga kesehatan perusahaan tersebut. Dalam penggerakan usaha perusahaan, maka suatu kas dikatakan sangat penting. Suatu manajemn kas yang efektif meliputi pembuatan rencana yang baik untuk menjaga keseimbangan antara risiko dan profitabilitas.

A. Manajemen Kas

Dalam melakukan kegiatan pengelolaan kas, banyak pilihan yang dihadapi manajemen. Di satu sisi agar dapat meminimumkan risiko insolvensi (risk of insolvency), maka manajemen harus menghindari jumlah kas yang terlalu kecil dalam perusahaan (likuiditas). Namun di sisi lain, manajemen dituntut melakukan investasi.

Alasan suatu manajemen harus menghindarkan jumlah kas yang terlalu besar (menganggur) yakni kas yang menganggur tidak akan memberikan kontribusi keuntungan kepada perusahaan. Manajemen kas merupakan sebagai pengoptimasian penggunaan kas sebagai aktiva yang artinya tidak boleh terjadi kegagalan pemakaian dan pengawasan terhadap posisi kas. Ada dua tujuan manajemen kas yang perlu diketahui yakni seperti dalam tabel berikut:

No

Tujuan Manajemen Kas

Pengertian

1.

Likuiditas

Arti tujuan ini yakni manajemen harus secara sadar menjaga agar perusahaan selalu memiliki kemampuan membayar atau mebiayai kegiatan operasinya

2.

Penghasilan

Arti tujuan ini yakni bahwa setiap pengeluaran perusahaan harus diarahkan untuk mendapatkan kemungkinan hasil yang lebih besar dibandingkan dengan kas yang dikeluarkan.

B. Perencanaan Kas

Suatu perencanaan diperlukan oleh manajemen kas. Penyusunan anggaran kas merupakan aspek utama perencanaan kas. Tujuan seorang manajer harus menyiapkan terlebih dahulu daftar kegiatan yakni:

a). Menimbulkan kas (pembelanjaan).

b). Kegiatan menggunakan kas (pengoperasian, pembiayaan dan penginvestasian).

Seorang manajer harus menyiapkan proyeksi yang berkaitan dengan beberapa hal seperti :

1. Aliran kas masuk (inflow).

2. Aliran kas keluar (outflow).

3. Saldo kas (balance).

Tujuan menyiapkan perencanaan kas yaitu:

a.  Agar keseimbangan antara dana yang dibutuhkan untuk membiayai operasi perusahaan setiap hari (likuiditas).

b.  Dana perusahaan yang digunakan untuk investasi dapat terjaga.

Ada beberapa hal yang menentukan tercapainya tujuan perencanaan, yaitu sebagai berikut:

a). Menlakukan penentuan-penentuan sumber penerimaan kas, contohnya kas dari operasi rutin, kas dari utang jangka panjang, investasi dari pemilik, penjualan aktiva tetap, mengeluarkan obligasi dan lain-lain.

b). Penentuan perencanaan penggunaan kas, contohnya pembayaran deviden, pembayaran utang jangka panjang, pembelian aktiva tetap, membayar gadi karyawan dan lain-lain.

Manajemen dapat mengetahui seberapa besar kas yang dibutuhkan atau seberapa besar kas yang menganggur, apabila kedua tahap tersebut sudah dilaksanakan. Terhadap kas yang berlebihan atau kas yang menganggur, maka manajemen dapat menentukan langkah-langkah selanjutnya berdasarkan anggaran kas tersebut.

C. Pengendalian, Penerimaan, dan Pengeluaran Kas

Suatu kas mudah dipindahtangankan karena kas tidak memiliki identitas kepemilikan dan sangat likuid sehingga dapat menyebabkan kas mudah untuk diselewengkan dan disalah gunakan. Dengan demikian, seorang manajer perusahaan perlu melakukan persiapan sistem pengendalian intern terhadap kas agar dapat menjamin bahwa tidak terjadi penyalah gunaan kas, pengeluaran kas harus sesuai tujuan, serta jumlah kas yang ada merupakan jumlah yang benar-benar diterima.

Sistem pengendalian intern adalah semua saran, alat, peraturan-peraturan (mekanisme) yang digunakan oleh manajemen untuk melakukan hal-hal seperti:

1. Melakukan pengamanan, pencegahan pemborosan dan kas disalah gunakan.

2. Menjamin ketelitian dan dapat dipercaya tidaknya data akuntansi tentang kas.

3. Melakukan dorongan atas dicapainya efisiensi.

4. Dipatuhinya kebijakan manajemen tentang kas.

Dalam suatu perusahaan, penerimaan uang bisa berasal dari beberapa sumber antara lain dari penjualan tunai, pelunasan piutang atau dari pinjaman. Ada beberapa prosedur-prosedur pengawasan yang dapat digunakan, yaitu sebagai berikut:

a.  Harus ditunjukan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank.

b.  Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dan fungsi pencatatan kas.

c.  Diadakan pegawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas. Selain itu, setiap hari harus dibuat laporan kas.

Dalam suatu perusahaan, pengeluaran uang adalah untuk membayar bermacam-macam transaksi. Jika pengawasan tidak dijalankan dengan ketat, maka seringkali jumlah pengeluaran diperbesar dan selisihnya digelapkan. Ada beberapa prosedur pengawasan yang penting yaitu sebagai berikut:

a). Pengeluaran kas menggunakan cek, namun tidak berlaku untuk pengeluaran-pengeluaran kecil yang dibayar dari kas kecil.

b). Pembentukan kas kecil yang diawasi dengan ketat.

c). Penulisan cek hanya dilakukan jika didukung bukti-bukti (dokumen-dokumen) yang lengkap atau dengan kata lain digunakan sistem voucher.

d). Memisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang  menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas.

e). Mengadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak menentu.

f). Mengharuskan adanya laporan kas harian.

D. Pokok-Pokok Sistem Pengawasan Intern Terhadap Kas Untuk Melaksanakan Transaksi-Transaksi Kas

Ada beberapa pokok sistem pengawasan intern terhadap kas untuk melaksanakan transaksi-transaksi kas, yaitu sebagai berikut:

a). Adanya sistem otorisasi yang jelasterhadap transaksi-transaksi kas.

b). Transaksi kas dicatat dalam buku jurnal, diringkas dalam rekening buku besar dan dilaporkan dalam laporan keuangan sesuai dengan rinsip akuntansi yang berlaku.

c). Rekening (giro) bank diunakan untuk penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran uang kas perusahaan.

d). Adanya penerapan sistem voucher untuk mengelola transaksi-trasnsaksi kas perusahaan.

e). Adanya penerapan sistem imprest dalam pengelolaan dana kas kecil perusahaan.

f). Adanya pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik untuk menentukan jumlah uang kas perusahaan yang benar dan meneliti kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan baik oleh bank maupun perusahaan.

g). Adanya kegiatan perhitungan fisik terhadap uang kas perusahaan secara periodik.

Suatu pengawasan intern meliputi beberapa hal sebagai berikut:

1. Pengawasan akuntansi

Pengawasan akuntansi berkaitan tentan kegiatan mengamankan kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan dapat dipercayanya data akuntansi. Ada beberapa prinsip penting yang berkaitan dengan pengawasan akuntansi, yaitu sebagai berikut:

a). Karyawan perusahaan yang kompeten dan jujur, serta memiliki tanggung jawab.

b). Tanggung jawab terhadap sesuatu kejadian yang saling terkait haus dilaksanakan oleh fungsi-fungsi yang terpisah.

c). Fungsi akuntansi harus dipisahkan dengan fungsi pelaksana.

d). Catatan akuntansi yang memaai harus terselenggara setiap saat.

e). Melaksanakan rotasi tugas untuk karyawan yang melaksanakan kegiatan klerikal tertentu.

f). Adanya sistem otorisasi.

g). Adanya kebiasaan yang baik dalam perusahaan.

2. Pengawasan administrasi

Pengawasan administrasi berkaitan dengan efisiensi operasi dan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen. Perusahaan harus memiliki kebijakan umum tentang pengawasan administrasi yang meliputi beberapa hal seperti:

a). Analisis statistik.

b). Studi waktu dan gerak.

c). Sistem pelaporan.

d). Program latihan karyawan.

e). Quality control.