Materi Menyusun Laporan Perjalanan Dinas - Administrasi Perkantoran - Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

 Menyusun Laporan Perjalanan Dinas

h. Menyusun Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary) 

Menyusun daftar perjalanan dinas memerlukan ketelitian dan kecermatan yang seksama, sehingga tidak ada kegiatan penting yang terbengkalai pada saat menjalankan tugas. Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal berikut: 

1) Waktu keberangkatan: Hari, Tanggal dan Jam 

2) Tempat tujuan perjalanan dinas: nama kota/ Negara 

3) Lama perjalanan dinas dilakukan, mulai tanggal pemberangkatan sampai dengan tanggal kembali 

4) Jenis transportasi yang digunakan: Kendaraan pribadi, kendaraan dinas, kereta api, menggunakan Agen perjalanan, pesawat udara (termasuk maskapai penerbangan yang digunakan) 

5) Acara perjalanan dinas: Seminar, Lokakarya, Rapat kerja, Rapat Umum Pemegang Saham, Mengikuti tender, perjanjian kerja sama, dan lain sebagainya. 

i. Perencanaan Keuangan 

Perencanaan keuangan adalah kegiatan menyusun secara rinci jumlah biaya yang dikeluarkan oleh instansi/perusahaan untuk kegiatan perjalanan dinas yang dilakukan. Ada beberapa jenis biaya untuk menjalankan tugas perjalanan dinas, antara lain : 

1) Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate. 

2) Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi. 

3) Biaya konsumsi. 

4) Biara Transportasi, meliputi :Biaya transportasi pulang pergi dan biaya transportasi lokal selama dalam perjalanan dinas 

5) Biaya Akomodasi 

6) Biaya acara kegiatan atau biaya kontribusi acara kegiatan, misalnya biaya seminar, biaya rapat kerja yang harus dibayar kepada pihak penyelenggara 

7) Uang saku selama dalam perjalanan dinas 

8) Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan. 

9) Biaya lain yang berkaitan dengan perjalanan dinas 

Untuk membuat perencanaan biaya perjalanan dinas secara tepat, staf administrasi harus mengetahui secara pasti hak-hak yang diperoleh pimpinan dalam rangka perjalanan dinas, sesuai ketentuan dan peraturan yang berlaku di lembaga/perusahaan. Misalnya: Hak-hak perjalanan dinas untuk Kepala Bidang, meliputi: 

1) Transportasi, berhak mendapatkan kelas eksekutif 

2) Biaya akomodasi (hotel) berhak mendapat kamar kelas President Suit, hotel berbintang 5 (lima) 

3) Uang saku perhari selama dalam perjalanan dinas